אחת החולות הגדולות ביותר של התנהלות מול ספקים שונים, במיוחד בארגון של אירועים, הוא ספקים לא מקצועיים ולא אמינים. ספקים אלו מאופיינים בעיקר בביטולים של הרגע האחרון, מה שעשוי לגרום לבלגן גדול למארגן האירוע. מפיקים מנוסים יודעים לסנן רשימות של ספקים ולעבוד עם אנשי מקצוע אמינים העושים כל שביכולתם כדי לרצות את אותם מפיקים המספקים להם עבודה, אך מה קורה כאשר אדם פרטי מארגן את האירוע של עצמו? כיצד הוא יכול להתמודד עם ספקים המבריזים לו ברגע האחרון? הינה כמה טיפים חשובים בנושא.
#1 – דברו עם יותר מספק אחד וקחו החלטה מושכלת:
בשלב הראשון יהיה עליכם להכין רשימה של ספקים פוטנציאליים לכל שירות שאתם צריכים. אל דאגה לא תצטרכו לחפש בגוגל ולעבור באתרים שונים כדי למצוא את הספקים הללו: תוכלו פשוט למצוא אותם אצלנו באתר לפי קטגוריית השירות הרלוונטית עבורכם. אנו ממליצים לשוחח לפחות עם 2-3 ספקים פוטנציאליים מכל שירות חשוב: צלם, קייטרינג, אולם/מועדון/גן אירועים, תקליטן, ספקי אטרקציות ועוד. ככל שהאירוע הינו גדול ובעל חשיבות גדולה יותר עבורכם (עם כל הכבוד לאירוע יום הולדת למשל הרי שחתונה נחשבת לאירוע גדול ומשמעותי יותר בדרך כלל למשל) כדאי יהיה להכיר את הספקים השונים כדי במידה ואחד מהספקים יבריז לכם ברגע האחרון תוכלו להזמין את שירותיו של ספק אחר מעכשיו לעכשיו, גם אם במחיר מעט גבוה יותר, אך לפחות אתם כבר מכירים את הספק ושוחחתם עמו.
#2 – המחיר הזול עשוי לעלות ביוקר (אך אין זה אומר שתצטרכו גם את הספק היקר ביותר)
קחו בחשבון שזול עשוי לעלות לכם ביוקר. כאשר אתם מבצעים השוואת מחירים לספקים שונים ומכירים למעשה ספקים שונים, כדי לבחור מביניהם את הספק המתאים לכם ביותר, קחו בחשבון גם את המחירים והתאמתם לתקציב שלכם. עם זאת, המחיר הינו פרמטר נוסף שצריך לקחת בחשבון ולא בהכרח העיקרי. לעתים ספק המתמחר את עצמו זול מדי ביחס לשוק הוא חסר ניסיון, אינו מספיק מקצועי, וזה פתח להברזות ברגע האחרון.
#3 – בקשו לעבוד עם הסכם חתום:
אחת הדרכים להימנע מהברזות ברגע האחרון היא עבודה עם הסכם חתום. למעשה, ספקים גדולים ורציניים יבקשו בעצמם לעבוד עם הסכם חתום אתכם. ההסכם יבטיח לכם את שירותי החברה בתאריך ובשעות הרצויות לכם, יאפיין את אופי השירות והיקפו וכמובן את מחיר השירות והסדרי התשלום. ווין ווין לשני הצדדים.
#4 – בחנו את האפשרות לעבוד עם מקום המספק חבילת הכול כלול:
דרך נוספת להבטיח כמעט בוודאות שתוכלו להיות רגועים בכל הקשור להפקת האירוע שלכם היא עבודה מול אולם, מועדון או גן אירועים המציע חבילת אירוח הכול כלול לאירוע שלכם. זה אומר שהוא יספק לכם את מגוון השירותים הנדרשים לכם לניהול והפקת האירוע במקום אחד: מקום, אוכל, מוסיקה, אנשי צוות, אטרקציות, מפעילים ועוד. כל שיישאר לכם הוא פשוט להזמין את האורחים שלכם. לעתים גם שירות ההזמנות ובדיקת הגעה יהיה אחד השירותים המוצע במסגרת חבילת הכול כלול.
#5 – שכרו את שירותיו של מפיק אירועים מקצועי:
הטיפ האחרון להיום שנוכל לתת לכם הוא כמובן לעבוד עם מפיק אירועים מקצועי ומנוסה. מפיק שכזה, כפי שאמרנו בתחילת המאמר, בעל קשרים ענפים בתעשייה כיוון שמדובר בעבודה שהוא מבצע במשרה מלאה, מדי יום, על מגוון אירועים שונים. סביר להניח שהוא מכיר מגוון ספקים מכל מקצוע ובכל תחום ולכן יוכל לגבות אתכם עם ספק אחר באופן מיידי במקרה של הברזה של ספק מבלי שאפילו תרגישו בכך.
