בארגון אירוע יש הרבה מאוד דברים שצריך לדאוג להם. לעתים תקלה באחד הדברים באירוע עשוי לגרוע מחוויית האורחים ומהצלחת האירוע. לעתים החשיבות בארגון האירוע תהיה על העלויות של בעלי השמחה שכן התנהלות נכונה בהכנות לאירוע עשויה לחסוך לכם בין אלפי לעשרות אלפי שקלים בהתאם לגודל האירוע. סידורי הושבה לאירוע הם אחד מאותם דברים שחשוב יהיה לשים עליהם דגש בהכנות לאירוע.
מהו סידור הושבה לאירוע?
סידור הושבה לאירוע בעצם מתייחס לתכנון השולחנות באירוע, סידור וארגון של האורחים בשולחנות בסדר מסוים. לרוב המטרה היא לסדר את האורחים לפי המכרים שלהם כך שירגישו בנוח, אך תוך ניצול מקסימלי של מקומות הישיבה באירוע שכן כל שולחן נוסף שבעל האולם פותח זה מייקר את עלויות ההפקה. לעתים רבות יש לתכנן את האורחים החשובים והקרובים ביותר שלכם את מידת הנוחות שלהם לשבת עם אנשים מסוימים ועל ידי כך למעשה לנסות להתחשב בהם בתכנון סידורי ההושבה באירוע. לעתים זה לא יתאפשר להתחשב בכולם ולכן, לאחר שדאגתם למעגל הקרוב ביותר, תרצו לסדר את יתר האורחים בהתאם לכמות האורחים שהם צפויים להגיע. לדוגמה: אם בשולחן יושבים 8 אנשים, יש משפחה שאמורה להגיע 5 נפשות ומשפחה אחרת 3 נפשות, הם יוכלו לשבת יחד ולסגור שולחן.
היתרונות של סידורי הושבה לאירוע?
- חיסכון כלכלי – כמובן שאחד היתרונות החשובים ביותר הוא נושא החיסכון הכלכלי. כפי שרשמנו קודם – שולחן שאינו מלא עדיין יעלה לכם כמו שולחן מלא. במילים פשוטות, שולחן שיושבים בו 4-5 אנשים כאשר התפוסה המלאה שלו היא 10 או 12 אנשים יעלה לכם אותו כסף. לכן, חשוב יהיה למלא את השולחנות.
- ארגון מסודר יותר – אירוע שאין בו סידורי הושבה גורם לכל אחד לשבת היכן שהוא רוצה. לעתים אנשים ישבו ביותר ממקום אחד, יוכלו במספר מקומות וילכלכו מספר כלים, יתפסו מקומות ישיבה לאחרים שלא ירגישו בנוח לשבת ואולי אפילו יוכלו מספר מנות על חשבון אורחים אחרים שלא אכלו.
- תדמית טובה יותר – בשל הארגון המסודר של האירוע תוכלו להעביר אותו בהצלחה ולשמור גם על תדמית טובה של אירוע מאורגן, מסודר, כזה שנעים להיות בו. כאשר מדובר על אירועים יוקרתיים או אירועי חברה זה אפילו חשוב יותר.
- חיסכון בזמן – תארו לכם את הבלגן שיווצר כאשר תצטרכו להושיב את האורחים באירוע תוך כדי האירוע עצמו. כאשר לכל אחד יש מקום מסודר עם השם שלו עליו – הוא ידע בדיוק לאן ללכת, ישב ולא ייווצר לחץ ובלגן בקרב האורחים.
- הרגשה טובה יותר לאורח – ברגע שיש סידורי הושבה באירוע האורח שלכם ירגיש מיוחד יותר שיש כיסא שמור עם השם שלו עליו.
- מעברים וכניסה מסודרים ופחות עמוסים – ברגע שכל אחד יושב במקום שלו יש פחות עומס בשטח הכניסה לאירוע מה שהופך את הכניסה למתחם להרבה יותר נעימה ומהנה עבור האורחים. גם במעברים בין השולחנות יהיה פנוי ויותר נוח ונעים לעבור.
- ניתן לסדר שאנשים ישבו בצורה נעימה עם אנשים הקרובים להם ושהם מרגישים בנוח איתם. זאת לעומת הבלגן שעשוי להיווצר ללא סידורי ההושבה ואנשים שעשויים לשבת בשולחן שהאורחים האחרים בו פחות מרגישים בנוח.
