אחד הדברים שהכי חשובים לנו באירוע כמו חתונה הוא לחגוג אותה עם האנשים שהכי קרובים ויקרים אלינו. כאשר אנו מכינים רשימת אורחים לחתונה, לעתים אילוצים שונים כמו כמות מינימלית של אנשים שהאולם דורש או הרצון של מי מבני הזוג לעשות חתונה גדולה/קטנה יותר – עשויים להשפיע על אותה רשימת מוזמנים. במידה ומי מהאנשים שחשבנו עליו והזמנו אותו לא יגיע בסופו של דבר זה עשוי להעציב אותנו במעט ואפילו ליצור נקודת עצב קטנה שלא צריכה להיות ביום השמח בחיינו. תוסיפו לכך את העובדה שאתם משלמים לאולם על מקום ומנת אוכל לכל מוזמן שלא מגיע ותקבל מנת תסכול שפשוט תרצו להימנע ממנה באירוע החתונה שלכם. תכנון החתונה בצורה נכונה ומדויקת, עם דגש על הזמנות ואישורי הגעה, יכולים לחסוך לכם הוצאות רבות, תסכול ועצב בכל הנוגע לאורחים המגיעים (או לא מגיעים) לאירוע שלכם.
מדוע האורחים שלכם עשויים להבריז מהחתונה שלכם?
רגע לפני שנמשיך למדריך החשוב שלנו בנושא הזמנות ואישורי הגעה חשוב שנעבור על נושא חשוב והוא תיאום ציפיות. תיאום זה הוא שלכם עם עצמכם, כדי שלא תתאכזבו מאנשים שלא יגיעו. אנשים עשויים שלא להגיע לא בהכרח כי אתם לא חשובים להם אלא כי עשויות להיות סיבות שונות לכך, חלקן מוצדקות יותר, חלקן פחות, אתכם זה לא מעניין – פשוט אל תיקחו ללב ותתרכזו במי שכן מגיע. בין הסיבות השונות שעשויות לגרום למוזמנים לא להגיע לחתונה שלכם עשויות להיות:
- החתונה נערכת במקום רחוק. לא ארגנתם הסעה ו/או זמן הנסיעה הארוך לא מאפשר לאורחים ללכת ולחזור בזמן מבלי שזה ידרוש מהם לקחת חופש מהעבודה.
- אולי אותם אורחים לא מרגישים קרובים אליכם כפי שאתם הרגשתם אליהם מספיק כדי להזמין אותם.
- ייתכן והיום בשבוע לא יתאים.
- ייתכן והאורחים כבר תכננו משהו אחר לאותו תאריך כמו חופשה, אירוע אחר וכו'.
- מזג האוויר – לעתים מזג האוויר חם מדי/קר מדי/גשם עשויים להשפיע על הגעת האורחים לאירוע.
- בלת"מים – גם כן עשויים להשפיע ולגרום לאורח לא להגיע ברגע האחרון.
הכנת רשימת מוזמנים:
אז איך מנהלים הזמנות ואישורי הגעה בזמן? הכול מתחיל מהכנת רשימת המוזמנים כמובן. יש לקחת בחשבון את המינימום שהאולם דורש, את ההוצאות הנדרשות מכם על האוכל ויתר ההוצאות של החתונה ביחס לכמות האורחים ואילו מעגלים חברתיים אתם רוצים להזמין?
אישורי הגעה – מדוע זה חשוב ומתי ליצור קשר?
בעבר אנשים היו סוגרים את כמות המנות הסופית רק על פי הערכה מי יבוא ומי לא, כהיום ההורים נדרשים לעדכן אם הם מגיעים לאירוע כבר במועד קבלת ההזמנה. העניין הוא שבדרך כלל ההזמנה לאירוע מתקבלת בין חודש ל3 חודשים מראש בדרך כלל כדי לאפשר לאורחים מספיק זמן לשריין את התאריך. במצב שכזה קשה לצפות מה יהיה בעתיד ואם נוכל להגיע. כמו כן יהיו אורחים שלא יגידו לכם בפנים אבל לא ירצו להגיע לאירוע למרות שיקבלו את ההזמנה לידם מנימוס. כדי לפתור זאת תוכלו לבצע סבב אישורי הגעה בעצמכם או לשכור חברה מקצועית שתעשה זאת עבורכם. בערך כשבוע וחצי לפני החתונה כדאי יהיה לוודא אישורי הגעה עם האורחים. יש 2 דרכים לעשות זאת: באמצעות שיחה טלפונית לכל אחד מהמוזמנים ולבדוק זאת בטלפון (אפשר גם על ידי הקלטה קולית ולא בהכרח על ידי נציג אנושי). האפשרות השנייה היא באמצעות שליחת SMS או וואטסאפ עם בקשה להודעה חוזרת אם מגיעים או לא. בדרך זו תדעו בצורה מדויקת יותר מי מתכוון להגיע ומי להבריז, להיערך בהתאם מבחינת סידורי הישיבה וכמות המנות המוזמנות מחברת הקייטרינג/מהאולם.
