ארגון חתונה יכול להיות עסק יקר למדי, במיוחד עבור זוג צעיר שטרם הספיק לצבור מספיק הון בחייו. ארגון מקדים, נכון וחכם, עשוי לחסוך הרבה מאוד כסף לזוג המיועד שיוכלו להשתמש בו לדברים נוספים בהמשך כמו רכישת ריהוט וציוד, מעבר לדירה משלהם או אפילו ירח דבש מפנק. איך ננהל את תקציב האירוע בצורה חכמה? מאיפה מתחילים? כמה אורחים להזמין? איך להתנהל ביעילות? על כך ועוד במדריך הבא.
מדוע חשוב לנהל את התקציב לחתונה בצורה חכמה?
רגע לפני שנצלול לכמה טיפים חשובים שיעזרו לכם לבנות את תקציב האירוע בצורה נכונה ומחושבת יותר, נסביר מדוע ארגון החתונה והתקציב הוא חיוני. בשלבים האלה של ארגון החתונה הזוג נמצא באופוריה, האהבה עוטפת בכל מקום, החיוכים לא יורדים מהפנים וכולם הופכים להיות לארג'ים בצורה לא ברורה עד בלתי אחראית 🙂 הרצון הטוב להעניק יותר אחד לשנייה, להראות להורים מהצד השני שאתם האחד/האחת ובכלל הרצון לערוך אירוע בלתי נשכח – אירוע של פעם בחיים! כל אלה יובילו אתכם למצב של בזבזנות יתר, לעתים רבות שלא לצורך. כסף זה יכול לשמש אתכם להרבה דברים אחרים שיעזרו לכם בחיים שלאחר החתונה מה שיהפוך אתכם לזוג מאושר וסבלני יותר האחד כלפי השנייה ולהיפך. במילים אחרות – להתנהל באחראיות כדי להתחיל ברגל ימין. זה בסדר להשקיע בחתונה שלכם, זה בסדר לבנות תקציב גדול אם יש באפשרותכם לעשות זאת וזה בסדר לרצות את הטוב ביותר לחתונה שלכם – אך השתדלו להישאר במסגרת התקציב שהגדרתם ויכולתם להוציא. להלן כמה טיפים כיצד לעשות זאת.
טיפים חשובים לניהול תקציב החתונה:
הכינו רשימה
הבסיסי להצלחה בארגון נכון של חתונה הוא כמובן להכין רשימה. רשימה של מה אתם צריכים לבצע ולדאוג לו במהלך ארגון החתונה שלכם. החל מבחירת מקום, דרך הכנת רשימת אורחים, ההזמנה שלהם, בחירת קונספט עיצובי, סגירה עם ספקים שונים ועוד. אל תשאירו דברים לרגע האחרון כיוון שהם יעלו לכם הרבה יותר כסף. כאשר תעבדו עם רשימה תוכלו להתנהל בצורה רגועה ויעילה יותר, בצורה חכמה יותר וכן לחסוך בהוצאות גבוהות יותר בשל העובדה "ששכחתם" לסגור מראש ספק מסוים או כל דבר אחר.
הזמנת האורחים
נושא האורחים הוא נושא עדין במיוחד. בארגון החתונה תמיד ישנה המחשבה האם האורח יכסה את ההוצאות שלו. לעתים המחשבה הזו היא מוטעית שכן לא כל אורח ייתן את אותו הסכום, חלק מהאורחים יביאו מתנות ולא כסף ואורחים עם מצב כלכלי פחות טוב עשויים אף להגיע לכבד אך לא יוכלו לשים כסף. מצד שני כן חשוב לכם שהן יהיו שם אתכם ברגעים המשמחים שלכם. לכן – אם אתם רוצים לנהל את תקציב האירוע בצורה חכמה בהקשר של האורחים שלכם – אל תיכנסו לשאלה אם הם יכסו את ההוצאות עליהם או לא אלא פשוט תבצעו אישורי הגעה ובדקו מי מתכוון להגיע ומי לא קצת לפני החתונה. כלומר: אם סגרתם על 150 מוזמנים והזמנתם כ-150 מנות מהאולם, ונניח ש20-30 אנשים לא יבואו – יצא לכם לשלם אלפי שקלים לחינם על מנות שהיו מיועדות לאנשים שלא הגיעו.
בחרו את התאריך המשתלם יותר:
אחד הדברים הראשונים שכל זוג מאוהב ירצה לדאוג לו הוא בחירת תאריך נוצץ לחתונה. תאריכים עמו ה12.12.2012 או ה8.8.2018 וכך הלאה. אפילו תאריכים כמו ה1 באפריל או תאריכים מיוחדים אחרים עשויים להיות בעלי ביקוש גבוה מאוד – משום כך העלויות על אולם/גן האירועים ירקיעו שחקים בהתאם. כמו כן עריכת החתונה בחודשי הקיץ תהיה יקרה לפחות פי 2 או פי 3 מאשר בחתונה הנערכת בחורף. קחו זאת בחשבון.
שימו לב לדברים הקטנים:
חשוב לערוך הסכמים חתומים עם כל הספקים ולוודא בדיוק מה אתם מקבלים כדי לא לסבול מהוצאות לא צפויות. לדוגמה: פתיחת שולחן ספייר באולם כאשר יש שולחנות נוספות חצי ריקים יהיה בזבוז של כסף. דוגמה נוספת היא תקליטן שיחליט לתת לכם X שעות במסגרת הצעת המחיר ואם הקהל יישאר והוא יצטרך להישאר הוא עשוי לגבות עוד כסף מעבר לכך.
לסיכום:
ניהול נכון של תקציב האירוע יכול לעזור לכם לשמור על התקציב שלכם ולא לחרוג ממנו יותר מדי או בכלל. תוכלו לחסוך בהוצאות מיותרות רק על ידי הכנת רשימה מסודרת וביצוע פעולות קטנות שונות שעשויות לחסוך הרבה מאוד כסף – בו תוכלו להשתמש לדברים אחרים וחשובים.
